Embora seja um item corriqueiro de qualquer reunião de condomínio, e comum em qualquer
gestão, a ata necessita de uma atenção especial para a sua elaboração.
Isso porque, em um primeiro momento, preparar uma ata de condomínio pode parecer simples, mas você não deve se enganar.
Alguns passos básicos devem ser seguidos para criar uma ata, clara, objetiva e que transmita as pautas e decisões da assembleia.
Sendo assim, preparei este texto para você esclarecer essa questão tão importante para a gestão dos condomínios.
Começarei explicando o que é uma ata de condomínio e como ela deve ser preparada. Posteriormente, explico o que deve ser colocado na ata da assembleia.
Por fim, falo do mecanismo para divulgar a ata entre os condôminos. Confira!
Manual do Síndico: Um manual gratuito para o seu condomínio sempre saber o que fazer com o elevador. Baixe agora!
O que é uma ata de condomínio?
A ata é um importante documento, que discorre sobre assuntos levantados durante assembleias.
Este documento é essencial, pois ele que fundamenta e valida todas as decisões que o síndico toma durante a sua gestão.
Além disso, a ata serve de prova para mostrar o que foi, de fato, deliberado durante as assembleias.
Como fazer a ata de condomínio?
Antes de começar a confeccionar a ata, é importante conhecer as regras de reuniões do condomínio e o papel de cada funcionário administrativo dentro das assembleias.
Geralmente, o preenchimento da ata fica destinado a um condômino ou a um secretário.
É totalmente contra prudente que o facilitador ou presidente estejam responsáveis pela ata, pois, como eles estão na assembleia para ouvir e para falar, a resultado de uma possível ata feita por eles sairia prejudicado.
Diferente do que muitos pensam, não cabe ao síndico fazer a ata de condomínio.
Essa responsabilidade será do presidente da assembleia e o secretário escolhido.
Veja agora o que deve constar em uma ata de condomínio.
Coloque data, hora e local nos quais a assembleia aconteceu
É importante seguir uma estrutura padrão para as atas e é fundamental que elas já estejam prontas antes mesmo da assembleia começar. Em geral, estruturam-se as atas da seguinte forma:
- nome do condomínio;
- tipo de reunião (semanal, mensal, anual ou extraordinária);
- pauta da reunião;
- data, hora e local;
- nome do presidente ou substituto;
- lista de presença e de ausência;
- decisões, tomadas, resultados financeiros, planejamentos apresentados ou informações relevantes;
- espaço para assinatura do responsável pela ata e dos condôminos presentes.
Explique os itens discutidos e a deliberação sobre cada um deles
É essencial que registre os itens que foram discutidos, assim como a deliberação sobre cada um destes itens.
Isso faz com que a administração e síndico tenham uma real noção da produtividade da assembleia e das pautas posteriores a serem levantadas.
Inclua a assinatura dos presentes
Para a validação da
assembleia e da ata, é muito importante que o responsável pela ata colha, in loco, as assinaturas dos presentes e registre, por meio de uma lista de chamada, todos aqueles que compareceram.
Tendo o registro de presença, não há necessidade de assinatura dos presentes na ata, sendo bastante a do presidente e do secretário.
Torne a ata pública
É importante tornar a ata pública, tanto para a realização de um processo administrativo transparente, quanto para deixar claro as tomadas de decisões para aqueles condôminos que não puderam estar presentes nas assembleias.
Atualmente, isso pode ser feito por meio de e-mail ou até mesmo por meio de aplicativos como WhatsApp ou Telegram.
A antiga Lei dos Condomínios (4591/64) determinava que a distribuição da cópia da Ata aos condôminos fosse feita em um prazo de até 08 dias.
Entretanto, com o Novo Código Civil (atual Lei dos Condomínios), esta obrigatoriedade não foi mantida.
Sendo assim, prevalece o que estiver determinado na
convenção do condomínio.
A convenção sendo omissa, é recomendado respeitar o prazo de oito dias previsto pela Lei 4591/64.
O não atendimento da entrega da ata aos condôminos em prazo razoável, implica no comprometimento do
princípio da transparência, o qual quando atingido, pode levar a insatisfação e desconfiança dos condôminos.
Livro de atas
Por fim, para que as atas das reuniões não se percam no meio da grande quantidade de documentos gerados na administração do condomínio, o síndico deve manter um livro de atas.
Nele deve estar presente as atas dos últimos 5 anos, ficando sob a guarda do síndico ou administradora.
Lembre-se que o livro de atas deve estar sempre disponível para os condôminos.
Modelo de ata de assembleia de condomínio
Para que fique mais claro, preparei um modelo de ata de condomínio para que você possa preparar em seu condomínio.
Agora que você já sabe como fazer a ata do seu condomínio, te explico mais alguns pontos importantes e que geram dúvidas entre os síndicos.
A ata de condomínio pode ser digitalizada?
Sim! A ata de condomínio pode ser digitada, desde que a mesma seja assinada pelo presidente da mesa e pelo secretário e colada ao livro de atas, conforme expliquei acima.
Guardar os arquivos digitais no computador ou na nuvem facilitará sua vida.
Porém, existem condomínios que em suas convenções não aceitam este tipo de evolução, somente mediante por escrita a mão.
A ata de condomínio deve ser registrada em cartório?
O condomínio não é obrigado a registrar a ata de assembleia condominial em cartório, sendo opcional essa decisão.
Se as decisões que a ata contém foram aprovadas com os quóruns e procedimentos corretos, ela já tem valor legal para os condôminos.
Normalmente a ata de condomínio só é registrada após eleição do síndico, uma vez que o banco onde o condomínio movimenta a conta bancária exige, para que se tenha maior segurança.
Conclusão
Sendo assim, a ata de condomínio é um documento importante para a administração e validação de gestão e de ações do
síndico.
Por conta de sua importância, a ata deve ser organizada, clara, objetiva e deve ter seu acesso facilitado pelos condôminos.
Agora que você já sabe o que é uma ata de condomínio, que tal conferir este post sobre
assembleia de condomínio?
Salvador 26 junho 2019
Bom dia!
Tenho algumas duvidas a respeito de presença em reunião de condomínio e gostaria que se possível vocês me tirassem estas duvidas:
– pode em atas de reunião constar nomes de pessoas não presentas à mesma, como se fizessem presentes, porem na assinatura da folha de presença e na ata são citados seus nomes;
– filhos podem representar os pais sem a devida procuração?
– um morador pode representar o proprietário de um apartamento sem a devida procuração ou ao apresenta-la já que não temos acesso a assinatura do proprietário como devemos proceder para confirmar a autenticidade da assinatura;
– sei que as procurações apresentadas em reunião não mais precisam ter as assinaturas reconhecidas em cartório. mas elas devem ser citadas e anexadas a ata?
– um representante por procuração pode ser votado para cargos na administração do condomínio(sindico. sub-sindico ou membro do conselho fiscal).
Tenho estas duvidas porque o condomínio que resido o sindico é um sindico contratado e tenho questionado as suas atas com a omissão destes detalhes.
Desde já agradeço pelos informações prestadas.
Olá João Bosco,
Vamos lá:
– pode em atas de reunião constar nomes de pessoas não presentes à mesma, como se fizessem presentes, porem na assinatura da folha de presença e na ata são citados seus nomes;
Não. O ideal é que esteja claro na ata o nome do condômino representado pela pessoa com a procuração.
Na lista, o procurador deve escrever o nome de quem está representando por procuração e o nome do procurador.
– filhos podem representar os pais sem a devida procuração?
Não é o ideal nem o correto, mas muitas vezes o presidente da mesa deixa esse tipo de situação passar.
Quem não precisa de procuração para representar o condômino na assembleia são somente marido e mulher, isso quando estes estão casados em regime de comunhão total de bens, ou em comunhão parcial, e a unidade tenha sido comprada após a data do casamento.
– um morador pode representar o proprietário de um apartamento sem a devida procuração ou ao apresenta-la já que não temos acesso a assinatura do proprietário como devemos proceder para confirmar a autenticidade da assinatura;
Procuração é um documento em que uma pessoa dá a outra o direito de tomar decisões por ela. Devem constar na procuração os seguintes dados (das duas partes): nome completo, endereço completo, estado civil, número do RG e CPF, profissão, estado civil, local e data de onde este documento está sendo assinado. A procuração deve ser assinada pelas suas partes.
O reconhecimento de firma nem sempre é necessário. Para que seja obrigatório, o mesmo deve estar previsto na convenção do condomínio.
– sei que as procurações apresentadas em reunião não mais precisam ter as assinaturas reconhecidas em cartório. mas elas devem ser citadas e anexadas a ata?
Sim, é importante para o controle das reuniões de condomínio.
– um representante por procuração pode ser votado para cargos na administração do condomínio(sindico. sub-sindico ou membro do conselho fiscal).
Acredito que possa sim, por mais que não seja o ideal.
Espero que tenha te ajudado.
Um abraço,
Rodrigo Arbache.