comunicação em condomínio

7 dicas de ouro sobre como melhorar a comunicação do condomínio

A comunicação em condomínio é um dos principais fatores, senão o elemento crucial, para o bom relacionamento entre síndico e moradores. É importante que todos os envolvidos  — síndico, funcionários, colaboradores e condôminos — falem a mesma a língua.

Além disso, é necessário que todos tenham voz para falar suas dúvidas, opiniões e sugestões. Nesse contexto, é fundamental saber como melhorar a comunicação interna em um condomínio.

Com o intuito de elucidar essa questão, preparei este artigo para que você melhore a comunicação do condomínio. Inicialmente, explico sobre a importância de uma boa comunicação em condomínio. Posteriormente, vou te passar 7 dicas sobre como melhorá-la e os cuidados que você deve ter para que não tenha problemas. Confira!

Saiba por que uma boa comunicação é importante

A comunicação em um condomínio é essencial para a manutenção da harmonia entre todos os envolvidos. A regra é básica: assim como em qualquer outra relação humana, como uma amizade ou um casamento, quanto melhor a comunicação, melhor a convivência.

Para tal, a comunicação precisa ser clara, objetiva e transparente, de forma a criar uma relação cristalina de confiança entre as partes envolvidas.

Como as pessoas estão exigindo cada vez mais uma gestão transparente, para o síndico é fundamental que se tenha um bom canal de comunicação, evitando dúvidas e desconfianças.

Um dos maiores pecados do síndico é a falha de comunicação. O síndico faz muita coisa no condomínio e grande parte não é percebido pelos condôminos. Então o síndico que tem habilidade na comunicação, que passa periodicamente relatando o que está sendo feito aos condôminos costuma ter mais sucesso.

A efitividade da gestão fica muito melhor com uma boa comunicação do condomínio.

Confira as 7 dicas para melhorar a comunicação

Agora te mostro as principais dicas para melhorar a comunicação em um condomínio. É importante que você fique atento a todas elas e adote as que são mais compatíveis à realidade do seu condomínio.

Comunicação do condomínio

1. Adotar aplicativos de mensagens

Uma alternativa muito prática e funcional para melhorar a comunicação no condomínio é a utilização de tecnologia para realizá-la. Dessa forma, faça a opção por aplicativos de mensagens, como o WhatsApp e o Telegram.

Além disso, há a possibilidade de criar um e-mail exclusivo para exercer essa função, o que torna a comunicação eficiente e bastante simples, sem a necessidade do contato pessoal entre administração e morador.

2. Fixar um quadro de avisos em áreas comuns e elevadores

Bastante comum nos condomínios, essa prática é uma das mais eficientes. Consiste, basicamente, na fixação de comunicados e avisos em áreas comuns (principalmente em elevadores). Como o fluxo de pessoas por essas áreas é grande, a mensagem acaba se espalhando de forma efetiva.

Importante que esses comunicados sejam claros e objetivos. Se você colocar uma carta dentro do elevador, a chance dos moradores não lerem é muito grande.

3. Realizar, de forma organizada, assembleia e reuniões de condomínio

Essa é a maneira mais formal de organizar a comunicação do condomínio. Nas assembleias são tomadas as decisões mais importantes, assim como são tratados os assuntos mais delicados do condomínio. É importante que essas reuniões sejam claras e objetivas, e que os moradores não apenas ouçam, mas também participem ativamente.

Reuniões regulares são muito importantes, mesmo que seja para resolver pequenos problemas. Assim você garante que tudo está sendo passado para os moradores.

4. Distribuir comunicados impressos

Outra forma de otimizar a comunicação no condomínio é por meio da distribuição de comunicados impressos. Essa distribuição pode ser feita de forma pessoal ou por meio da caixa de correios.

Para assuntos de pouca relevãncia e baixa urgência essa pode ser uma boa alternativa.

5. Adotar o livro do síndico ou o livro de reclamações

Essa prática também é utilizada nos condomínios há um bom tempo e tem se mostrado muito eficiente, devido, sobretudo, à sua praticidade. Todas as sugestões, opiniões ou denúncias devem ser assinadas, evitando assim fofocas e boatos.

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E lembre-se, todo condomínio deve ter um livro de reclamações disponível para os moradores.

6. Definir horários

Hoje existem grupos no whatsapp, redes sociais para respostas mais instantâneas, e o síndico se acostumou a dar respostas mais rápidas. É importante que seja preservado o horário que você estará disponível para conversar com os condôminos.

Por exemplo, avisar aos moradores que estará disponível 2 vezes por semana, ou que de 17h às 18h estará aberto aos condôminos é uma excelente maneira de garantir a comunicação no seu condomínio.

Além do que pode ser excelente para que se tenha limites, já que muitos síndicos exercem outras funções e não podem ficar a todo momento esclarecendo dúvidas dos condôminos. Ter um momento exato e determinado pode ser muito mais eficiente do que ficar o dia todo enviando mensagens.

7. Delegue essa função

Muitos síndicos não se sentem a vontade, não querem ficar repassando tudo que está sendo feito aos condôminos ou não têm tempo para responder a grande quantidade de moradores.

Por isso, uma saída interessante é escolher algum membro do conselho para passar as informações aos condôminos. É melhor que alguém exerça essa função do que não ser feita.

Cuidados na comunicação do condomínio

Conforme já expliquei nesse texto, a comunicação bem feita é essencial para uma boa gestão em qualquer condomínio. Mas você deve tomar certos cuidados e saber usar as ferramentas para que a comunicação não seja prejudicial para a sua administração. Por isso, separei alguns pontos importantes.

Crie um canal de comunicação oficial

Primeiramente, para que se tenha uma comunicação boa e efetiva é necessário que fique sob o seu controle. Não deixe que terceiros, ou pior, que aquele vizinho chato crie um grupo no whatsapp ou no facebook. Tome a iniciativa e faça você, deixando claro aos condõminos qual é o canal oficial do condomínio.

Outros canais feitos por terceiros você logicamente não pode proibir, mas as informações da sua gestão, todos os dados e as perguntas que irá responder vão estar no seu canal oficial.

Adicione quem pode te ajudar

No canal oficial em que você definiu, é importante que tenham mais pessoas para te ajudar a responder as dúvidas dos moradores. Por isso, não deixe de adicionar o zelador, a administradora e o jurídico do condomínio.

Assim fica muito mais fácil pra você, pois para as dúvidas mais específicas eles poderão responder, inclusive melhor do que você!

Estabeleça as regras no canal

É importante que esteja bem claro para os condôminos quais as regras no canal oficial estabelecido em seu condomínio. Se for no whatsapp, diga o que não pode, como falar de assuntos pessoais, política, futebol, religião entre outros.

Deve ser definido que nesse grupo o assunto será apenas sobre a gestão do condomínio. Assim você evita que o grupo se torne uma bagunça e garante uma excelente comunicação.

Haters

Com a comunicação digital, aparecem os famosos haters, que são aquelas pessoas que só falam mal, denigrem e só atrapalham a vida do síndico.

Para esses casos, quando são apenas reclamações leves, você deve sempre manter o jogo de cintura, tentar conciliar e trazer o morador para o seu lado.

Agora, se você está tendo casos em que o condômino ataca a sua índole, a sua honra e fazendo falsas acusações, você deve procurar a polícia para resolver isso. Assim, essa pessoa irá responder à justiça pelos atos cometidos.

Conclusão

Sendo assim, a comunicação em um condomínio é um fator essencial para uma vida harmônica, além de facilitar a administração e melhorar a qualidade de vida dentro do espaço. Então, que tal colocar as dicas em prática e começar a mudá-lo agora mesmo?

Você percebeu como uma boa comunicação pode ser decisiva para sua gestão no condomínio, determinando como será o seu mandato de síndico. E pensando nisso preparei um post onde explico como realizar uma excelente gestão no seu condomínio!

 

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