reunião de condomínio

A reunião de condomínio é uma das tarefas mais importantes, independentemente da natureza do prédio, seja ele residencial ou comercial. Para que sejam colhidos bons resultados dessas reuniões, elas precisam ser construtivas e proveitosas, tanto para os condôminos, tirando dúvidas e compreendendo regras internas, quanto para administração e síndico, entendendo demandas, sugestões e críticas.

reunião de condomínio

Por esse ser o principal canal entre a administração e os condôminos, é extremamente importante que as reuniões sejam levadas a sério. Afinal, elas são uma boa oportunidade para definir estratégias e analisar pontos negativos e positivos da gestão.

Agora que você já sabe a importância das reuniões de condomínio e os motivos pelos quais elas devem ser as mais proveitosas possíveis, preparamos algumas dicas para que você alcance essa produtividade nas suas próximas reuniões. Confira!

1. Criar um cronograma de reuniões com a definição de datas, horários e duração

É essencial que seja criado um cronograma das reuniões de condomínio, em que seja inserido e definido as datas e horários em que os encontros acontecerão, assim como a duração prevista para cada uma delas.

Reuniões longas demais e que se estendem até tarde é um dos principais motivos para a ausência dos moradores. Com hora para começar e terminar, o condômino ficará mais disposto a participar.

Escolher e definir datas que serão melhores para os condôminos com certeza irá aumentar a taxa de presença nas reuniões. Com uma simples pesquisa interna você saberá qual o melhor horário para a maioria dos condôminos.

2. Informar com antecedência aos condôminos

Não adianta ter planejado tudo antecipadamente e só avisar aos moradores em cima da hora, não é mesmo? Para que os condôminos participem da reunião, o aviso de reunião de condominio deve ser feito de forma prévia, especialmente sobre data, local, horário e pauta. Dessa forma, eles poderão se preparar para comparecerem à assembleia e fazer a sua contribuição.

Mesmo que na convenção do seu condomínio esteja previsto que a convocação deve ser feita 5 ou 7 dias antes, não deixe de informar aos moradores com mais tempo – 15, 20 ou até 30 dias – para que os moradores possam se planejar. E  dias antes da reunião de condomínio, relembre todos. E certifique que todos receberam o edital de convocação!

3. Definir pautas claras e objetivas

É importante que sejam criadas pautas claras e objetivas para a reunião. Isso porque serão elas que nortearão todo o debate. Caso estejam incompreensíveis, a discussão tende a ser confusa e não apresentar nenhum avanço sobre o assunto escolhido.

Além disso, é importante criar pautas curtas, de forma que cada uma tenha por volta de três itens, para que a reunião não seja demorada e cansativa.

É melhor realizar mais reuniões com um número menor de pautas do que acumular assuntos para tratar em apenas uma assembleia. Tratar de vários assuntos em uma única reunião a deixará extensa e muito cansativa, diminuindo o engajamento dos condôminos.

Um dos maiores erros que o síndico pode cometer na definição das pautas é colocar assuntos gerais. Com esse tema o síndico não pode tomar nenhuma decisão, portanto os assuntos gerais só irão causar polêmicas.

Caso tenha que responder certas questões que não estão pautadas, é melhor terminar a reunião e atender os condôminos interessados.

4. Criar regras para a reunião

Para que o horário e as pautas sejam seguidos, é necessário criar um protocolo de reunião, além de definir regras objetivas para que fique claro para todos como ela ocorrerá.

É importante ressaltar aos condôminos que um dos pilares de uma reunião de condomínio eficiente é o foco na questão a ser tratada. Para isso existem as pautas, mas só isso não é suficiente para que a concentração seja mantida. Também é importante criar mecanismos, por meio de regras, para que o tema central não seja perdido e assuntos paralelos comecem a atrapalhar o ponto inicial.

Algumas práticas simples podem definir um protocolo eficiente, que tornará a reunião certeira, como:

  • manter os celulares desligados ou no modo silencioso durante todo o período de duração;
  • não interromper o outro;
  • levantar a mão para solicitar a palavra;
  • estabelecer um limite de fala para cada participante;
  • exigir o respeito entre os condôminos;
  • não discutir questões pessoais.

5. Oferecer um ambiente confortável

Evite realizar a assembleia em espaços muito amplos para que os participantes não acabem se distraindo. O ideal é oferecer um ambiente confortável para que os condôminos se sintam à vontade para comparecerem e permanecerem no local até o fim da reunião.

Além do que isso demonstra para os moradores que sua gestão é segura e que está engajado.

6. Determinar uma mesa mediadora

A mesa mediadora serve para conduzir o debate, impedindo que os presentes incluam assuntos paralelos ou mesmo interrompam a fala dos demais. Contudo, é preciso ter cuidado para não fazer com que os condôminos não se sintam à vontade para dar suas opiniões abertamente.

7. Definir a pós-reunião

Além da assembleia e de suas pautas e objetivos, é importante decidir a pós-reunião no mesmo local e horário, deixando claro as decisões a serem tomadas e como implementá-las.

8. Utilizar as redes sociais

Hoje em dia, é fundamental que se utilize as redes sociais para aumentar a eficiência das reuniões de condomínio, seja para fazer o convite aos condôminos, seja para enviar-lhes a ata de reunião.

Com ferramentas e aplicativos você garante que todos os moradores estarão informados do que foi tratado em assembleia. Além do que, com uma comunicação eficiente, sua gestão será muito mais reconhecida e transparente. Se você sente que os moradores não estão por dentro do que está sendo feito em sua gestão, talvez seja interessante dar uma olhada nesse post:

◊   7 dicas de ouro sobre como melhorar a comunicação do condomínio

reunião de condomínio

Transparência na reunião de condomínio

A transparência na gestão de qualquer síndico é a maior chave para atingir o sucesso. Quando for realizar uma reunião de condomínio, tenha os documentos necessários e nunca deixe margem para dúvidas dos moradores.

Se em uma reunião de condomínio forem aprovar a contratação de uma empresa de manutenção de elevadores, ou uma modernização de elevadores, apresente todas as propostas, informações e valore que recebeu com antecedência e se coloque a disposição para tirar dúvidas, antes mesmo da reunião.

Assim você faz com que a reunião de condomínio seja mais dinâmica e eficaz.

A transparência de uma gestão em condomínio é tão importante para o síndico que preparei um post onde mostro os principais pontos que o síndico deve estar atento para realizar no condomínio:

◊   Síndico: Como fazer uma gestão transparente de condomínio?

Ata da reunião de condomínio

A ata é um importante documento, que discorre sobre assuntos levantados durante assembleias. Este documento é essencial, pois ele que fundamenta e valida todas as decisões que o síndico toma durante a sua gestão. Além disso, a ata serve de prova para mostrar o que foi, de fato, deliberado durante as assembleias.

Portanto, para que uma reunião de condomínio tenha validade, é necessário que a ata de condomínio seja preenchida de acordo. Para que você compreenda melhor, veja o post em que mostro como preparar e distribuir a ata de assembleia.

Assembleia de condomínio virtual

Aqui te passo mais uma dica que pode ser interessante para você implementar em seu condomínio. A assembleia virtual nada mais é do que uma versão online da tradicional assembleia de condomínio. Então o síndico inicia a assembleia no software de assembleia usado pelo condomínio e os moradores, sem a necessidade de uma reunião presencial, debatem, analisam e votam as propostas.

Os moradores podem participar das decisões em qualquer horário e as votações não precisam ocorrer simultaneamente, o que gera uma participação muito maior do que em reuniões presenciais.

Se você quiser entender um pouco mais a respeito, veja esse post que preparei:

◊   Assembleia de condomínio virtual: Tudo que o síndico precisa saber!

Conclusão

Sendo assim, não é uma tarefa impossível engajar os moradores em uma reunião de condomínio. Entretanto, é necessário que as dicas sejam seguidas e que o condômino se sinta ativo nos processos e decisões. Faça com que todos sejam ouvidos e participem e, sempre que possível, utilize canais de diálogo com a administração para facilitar este processo.

Agora que você já sabe como tornar a reunião de condomínio mais produtiva, saiba como tornar a sua gestão melhor e ainda reduzir os custos do condomínio em:

◊   Síndico: Como fazer uma boa gestão de condomínio?

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